Check list des 4 documents à remettre à votre client

Lorsque vous vous installez en libéral, vous pratiquez une activité commerciale : vous recevez un paiement en échange de votre prestation. Afin de faciliter l’échange de service et de protéger et respecter chacune des parties (vous et votre client), un certain nombre de documents informatifs sont obligatoires. Même si votre client ne souhaite pas les emporter ou les consulter, vous devez les tenir à sa disposition. Voici la checklist des 4 documents obligatoires.

1. Vos tarifs de prestation

Pourquoi faut-il afficher mes tarifs ?

La mise à disposition de votre tarif d’activité permet aux clients de budgétiser et de se préparer au paiement de votre prestation. Quelle que soit votre dynamique tarifaire, annoncer un prix clair à votre client avant le début de la prestation permet de se mettre d’accord.

De même que les tarifs des produits sont affichés en supermarché, il est nécessaire de rendre vos prix accessibles avant le démarrage de la prestation. Vos tarifs doivent être présent dans la salle d’attente de votre cabinet si vous en avez un. Il peuvent également être affichés sur votre site internet.

Soyez clairs et honnêtes sur les prix affichés, et ne changez pas la dynamique en cours de route. Il n’y a rien de plus agaçant pour un client de prévoir un montant et de se retrouver à payer le double à la sortie. C’est la mauvaise mauvaise surprise ! Même si votre prestation est de qualité, avoir la surprise de devoir payer plus cher que prévu laisse un arrière goût amer.

Proposer des tarifs suffisament précis

Par exemple, un « tarif à 60€ » ne veut rien dire. En revanche, « 60€ pour 1h de rendez-vous » ou « 60€ le rendez-vous » sont assez précis. La différence peut sembler subtile, mais elle est en réalité de taille.

Si vous définissez un tarif à 60€ de l’heure, il sera normal qu’un rendez-vous d’1h30 coûte 90€. Mais il sera plus honnête d’informer votre client lorsque vous arrivez  à la fin de la première heure. Vous pouvez alors lui laisser le choix de continuer (et donc de payer plus cher) ou de reprendre au prochain rendez-vous. C’est un cadre un peu rigide mais plus facile à faire respecter si vous n’êtes pas à l’aise avec le fait de vous faire payer.

60€ de la prestation signifie que quelque soit la durée du rendez-vous, le client aura 60€ à payer. C’est un système plus souple et très intéressant lorsque vous savez maitriser votre temps. Cela permet une première étape pour vous libérer du « je vends mon temps contre de l’argent ».

Si vous souhaitez avoir d’autres informations sur comment fixer vos tarifs en cabinet, je vous invite à lire notre article à ce sujet :

Comment fixer son tarif de RDV en cabinet ?

2. Vos conditions générales de ventes et de service

A quoi servent les CGV lorsque l’on est en libéral ?

Les conditions générales de ventes, c’est le document que personne ne lit jamais, mais qui est pourtant obligatoire. Il doit exister dès qu’il y a un échange commercial entre deux personnes. C’est lui qui défini les « règles du jeu » : les  conditions de vente, les prix de vente, les modes de règlement acceptés… Il indique également selon quelles modalités un client peut se rétracter et ce qu’il doit faire s’il souhaite un remboursement. Enfin, ce document donne des informations sur les pénalités de retard de paiement et l’indemnité forfaitaire de recouvrement. Il doit également contenir les coordonnées de votre médiateur à la consommation.

Note : si un client a du retard dans son paiement et que cela entraine un recouvrement, il doit payer des frais supplémentaires d'un montant de 40€. Le montant est fixé par la loi, qui considère qu’un retard de paiement pour vous, c’est un retard de reversement d’impôts auprès de l’Etat. Le client est donc sanctionné, et c’est à vous d’appliquer la sanction. 

Le document des conditions générales de vente est encadré par le code du Commerce (article L441-6). Vous pouvez définir une partie des règles appliquées (par exemple vos tarifs, les modalités de paiement …) mais certaines règles sont définies par la loi (par exemple le délais de rétractation client, l’indemnité forfaitaire de recouvrement ..).

Comment rédiger les documents des CGV ?

Vous pouvez vous inspirer des CGV d’autres praticiens et d’autres structures (retrouvez les miennes par ici). Cependant, il est interdit de copier-coller les CGV d’une autre structure. Vos CGV doivent être adaptées à votre pratique et à votre politique de vente. Vous pouvez la rédiger vous-même, mais il est fortement conseillé de la faire relire par un avocat ou un expert-comptable. A titre d’information, Camille et moi-même sommes accomapgnée par Numetik-avocats.com, qui possède une branche spécialisée dans les pratiques du bien-être.

Enfin, une fois que ce document est rédigé, il faut le tenir à disposition de vos clients. Le plus simple est de le mettre en consultation libre sur votre site internet. Vous pouvez aussi l’imprimer et le mettre à disposition en salle d’attente. Même s’il n’est pas ouvertement affiché, vous devez le tenir accessible à toute personne qui vous le demande.

3. Votre dossier RGPD de protection des données personnelles

La politique de traitement des données personnelles est également un document obligatoire à tenir à disposition de votre clientèle. En effet, étant donné que vous conservez des données personnelles et considérées comme sensibles, chaque personne qui vient vous voir dispose du droit  de décider ce que vous faites des données la concernant.

D’un point de vue légal, il vous faut déclarer la tenue d’un fichier auprès de la CNIL et créer un registre de traitement des données. Pour approfondir ce sujet, je vous revoie vers notre article :

RCP, RGPD et médiation : 3 obligations légales

Comme les conditions générales de ventes, ces documents doivent être tenus à disposition de vos clients et en consultation libre. La solution la plus simple est de les mettre à disposition sur votre site internet. Vous pouvez également les imprimer et les laisser en lecture libre dans votre salle d’attente ou dans votre cabinet.

4. Les devis et facturations

Les devis et facturations sont des documents contractuels et certaines mentions doivent obligatoirement y figurer. Ce sont eux qui prouvent et valident le fait que votre prestation a bien eu lieu et que vous avez reçu un paiement en échange.

Le devis, un accord préalable qui engage

Le devis est la preuve qu’un accord préalable entre vous et votre client a été convenu autour d’une prestation.  C’est un document contractuel qui lie et engage deux personnes (physiques ou morales) dans une relation commerciale. Il  vous sera très utile si vous envisagez des partenariats avec d’autres entreprises.

Le devis est la conclusion d’une négociation. Il permet  de se mettre d’accord sur le type de prestation, son prix  et les modalités de paiement. Un fois le document signé, c’est une preuve d’engagement de la part du client.

Un devis doit comporter :

• Numéro du devis, date et durée de validité de l’offre (au-delà de cette date, si l’offre n’est pas signée, elle est considérée comme caduque).
• L’identification de votre entreprise (nom, adresse, raison sociale, n° téléphone, n°Siret, statut et forme juridique de l’entreprise…)
• N° individuel d’identification TVA (si vous n’en avez pas, mettez la mention « TVA non applicable, article 293-B du CGI « )
• Coordonnées du client (nom, prénom, adresse …)
• Le détail des prestations envisagées, et leur durée
• Les quantités, prix unitaires
• Les frais de déplacement ou de gestion de dossier s’il y en a
• Les modalités de paiement, livraison et exécution du contrat
• Les conditions générales de vente, car elles sont garantes de modalités à suivre en cas de rétractation (la durée légale pour le remboursement sans frais en cas d’insatisfaction clientèle est de 14 jours)
• La somme globale à payer HT, et TTC avec le calcul du taux de TVA applicable (si vous êtes exonéré de TVA, la mention « TVA non applicable, article 293-B du CGI »)
• La signature des deux parties, le tampon et la date d’accord

Les coordonnées du médiateur ne sont pas obligatoires, mais il est fortement conseillé de les fournir. Vous pouvez retrouver ici un modèle de devis :

La facture, une preuve que votre prestation a eu lieu

Toute transaction de plus de 25€ doit faire l’objet d’une facturation écrite remise à votre client. C’est une obligation légale. Même si votre client ne souhaite pas repartir avec sa facture, vous devez en conserver une trace dans vos archives et être capable de la ressortir à la moindre demande.

Pour rappel, c’est ce document qui prouve que vous avez bien réalisé la prestation et que vous avez reçu un paiement en échange de cette prestation.

En dessous de 25€, un simple reçu de caisse suffit.

Les mentions à fournir sur votre facture sont les mêmes que pour les devis, a ceci près que vous retirez la ligne de date de validité de l’offre, et que vous précisez en revanche les délais de paiement, ainsi que les pénalités de retard de paiement et l’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40€.

N’hésitez pas à faire valider vos documents par un expert-comptable.

Vous pouvez retrouver un modèle de facture ci-dessous :

Documents à trasmettre aux mutuelles

Les pratiques du bien-être sont de plus en plus remboursées par les mutuelles et c’est heureux !

De ce fait, vos clients vous demanderont souvent un justificatif à transmettre à leur mutuelle pour un remboursement.

Dans ce cas, vous pouvez leur éditer une facture, qui fait office de justificatif.

Vous pouvez envisager d’intégrer un petit encart pour laisser la possibilité à votre client de renseigner son numéro de sécurité sociale, le nom de sa mutuelle et son numéro d’adhérent.

Certaines mutuelles vous demanderont un numéro ADELI. Si vous n’êtes pas professionnel de santé, vous n’en aurez pas. Pour éviter les allers-retours administratifs inutiles, vous pouvez intégrer la mention « N°ADELI : non applicable » dans vos coordonnées en dessous de votre N° de SIRET.

La check list des documents nécessaires, pour résumer :

• Les tarifs : affichées clairements dans la salle d’attente et sur mon site web
• Les Conditions Générales de Vente : mises à disposition en salle d’attente et sur mon site web
• La politique de confidentialité et de protection des données RGPD : mis à disposition en salle d’attente et sur mon site web
• Le devis : non obligatoire, mais fournit une preuve d’accord préalable à une prestation. Utile pour les partenaria avec d’autres entreprises.
• La facture : obligatoire au delà de 25€ même si le client ne la demande pas. Elle sert de preuve que la prestation a bien eu lieu et que vousavez reçu un paiement. Elle sert justificatif pour la mutuelle.

Vous pouvez facilement automatiser la rédaction et la mise à disposition des documents avec des logiciels de gestion intégrés. Pour cela, vous pouvez vous reporter à notre section « Ressources » dans laquelle nous vous proposons des outils.

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