Une fois que vous avez créé votre entreprise, vous devez respecter certaines obligations légales. Les 3 principales obligations sont :

• une Assurance Civile Professionnelle (RCP),
• un dossier de Protection des Données Personnelles (RGPD)
• l’adhésion à un système de médiation à la consommation.

C’est le Ministère de l’Economie qui défini ce cadre légal. L’organisme en charge de contrôler sa bonne appliation s’appelle la DGCCRF (Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes).

Voici une définition de ces 3 principales obligations légales.

a Responsabilité Civile Professionnelle (ou RCP)

Qu’est-ce que la Responsabilité Civile Professionnelle ?

La Responsabilité Civile Professionnelle est une assurance obligatoire qui vous couvre dans votre pratique. Elle intervient si l’un de vos client sporte plainte pour un défaut de pratique et que vous avez à payer des dommages et intérêts. Le montant de l’adhésion est variable. Il peut aller de plusieurs dizaines à plusieurs centaines d’euros par mois en fonction de l’activité que vous assurez.

Vous ne pourrez pas vous en passer. En effet, le justificatif d’adhésion RCP fait partie des documents systhématiquement demandés avec le Kbis et le certificat de formation. Ils vous seront utile à chaque fois que vous serez missionné par une entreprise.

Quel organisme légal contacter pour se faire assurer ?

Tous les organismes d’assurances habituels proposent des RCP. Vous pouvez simplement leur demander de vous fournir leurs conditions et tarifs. Cependant, il existe des organismes spécalisés dans l’accompagnement des métiers du bien-être comme par exemple Médinat et Abela.

Les syndicats de professionnels négocient souvent des accords pour fournir des tarifs préférentiels à leurs adhérents. Il est souvent plus intéressant d’adhérer à un syndicat et de profiter de ses accords plutôt que de négocier un contrat en étant seul.

RGPD et protection des données privées sensibles

Protéger les donées de vos clients est une obligation légale

Le règlement européen prévoit que chaque personne est libre de décider et de contrôler de l’usage qui est fait de ses données personnelles. Il a donc créé dans ce but le Règlement Général de Protection des Données, ou RGPD. Vous pouvez retrouver le Règlement Général sur la Protection des Données en suivant ce lien.

C’est le plus gros dossier administratif que vous aurez à mettre en place. Il est totalement gratuit dans sa réalisation. Cela étant, comme il est complexe, il peut être nécessaire de faire intervenir un juriste ou un avocat. Les prestations varient en général entre 300€ et 500€ pour une mise à jour du dossier.

Quelles sont les données concernées par la RGPD ?

Toutes les informations que vous collectez auprès de votre clientèle sont concernées par cette réglementation. Elles doivent être sécurisées dès qu’elles permettent l’identification directe ou indirecte d’une personne.

Elles sont divisées deux catégories en fonction de leur degré de sensibilité. Les données considérées comme sensibles doivent faire l’objet d’une protection supplémentaire.

Données Personnelles	Données Personnelles ultra sensibles
Nom, Prénom, Adresse e-mail, Téléphone, Adresse postale, … Tout ce qui permet l’identification et la localisation de la personne	Activité syndicale, Opinions politiques, Religion, Origine ethnique, Données de santé

Quelles sont les obligations légales concernant l’usage de ces données ?

En résumé, il vous faut savoir quelles sont les données collectées, pourquoi vous les collectez, à qui vous les transmettez, et enfin comment vous les protégez.

La RGPD parle donc d’un traitement :

• Licite, loyal et transparent. Il vous faut savoir quelles sont les informations collectés et si vous avez effectivement le droit de les collecter.

• Pour des finalités explicites et déterminées. Il vous faut savoir et dire à quelles fins vous collectez et conservez ces données.

• Limitées au strict nécessaire. Il vous faut savoir si ces données vous sont véritablement utiles. Par exemple : est-il utile de récolter l’adresse postale des vos clients ? S’ils viennent au cabinet et que vous n’avez pas de documents à leur trasmettre, cette information n’est peut-être pas utile. Si vous allez à domicile, elle sera essentielle.

• Exacte tout au long de leur conservation. Les données doivent également être le plus possible exactes. Il faut donc penser à les mettre régulièrement à jour. La durée de conservation doit également être spécifiée. Elle est réglementée en fonction de l’usage que vous en faites. En général, elle est fixée à 3 ou 5 ans.

• Sécurisé à chaque instant. Vous devez porter une attention particulière à l’endroit où sont stockées les données et à leur protection. Un stockage des données hors Union Européenne est interdit sans l’accord explicite de vos clients. Il faut donc faire attention aux prestataires que vous choisissez. Il est également nécessaire de mettre en place des techniques professionnelles pour garantir leur sécurité (mot de passe, anti-virus…).

Quelles sont les démarches à effectuer pour déclarer mon fichier ?

3 étapes sont nécessaires pour constituer un dossier RGPD :

• Déclarez la tenue d’un fichier commercial auprès de la CNIL (la Commission Nationale Informatique et Libertés). Pour cela il vous suffit de suivre ce lien.
• Créez et tenez un registre des traitements (des modèles sont disponibles sur le site de la CNIL),
• Si vous conservez des données de santé, vous devrez réaliser une étude d’impact. L’outil PIA sur le site de la CNIL aide à réaliser cette étude.

Quelle est la part de responsabilité du praticien bien-être dans la gestion de ces données ?

Au regard de la loi le praticien bien-être est un « Responsable du traitement » de données personnelles qu’il conserve.

C’est à dire que c’est vous qui décidez quelles données collecter (nom, prénom, mail, téléphone, données de santé…) et de ce que vous allez en faire. C’est également vous qui décidez des outils que vous utilisez (agenda, logiciel de réservation en ligne, site web, newsletter, clouds…). Ces outils appartiennent à des entreprises qui doivent elle-même respecter cette réglementation. Et c’est vous qui êtes garant de ce respect du cadre légal. Si l’un des outils que vous avez choisi fait défaut à la règle, vous serez donc tenu pour responsable. Il ne s’agit pas de vous pousser à l’ingérance chez vos sous-traitantes, mais de vous pousser à faire le bon choix dans vos partenariats.

En tant que professionnel, vous êtes dans l'obligation de connaître la loi. Concernant la RGPD, il existe trois types de sanctions : 

- Des sanctions administratives: Les plus douces. Elles peuvent aller de 10 à 20 millions d'€uros pour une personne physique. 
- Des sanctions financières : si une plainte est déposée au tribunal administratif ou judiciaire. Les montants et sanctions varient en fonction des cas. 
- Des sanctions pénales. Mais c'est extrèmement rare pour nos métiers. 

Pour vous aider dans votre démarche, la CNIL met à disposition plusieurs outils. Parmis les plus utiles se trouve un guide d’aide à l’installation, ainsi qu’une check-list à destination des TPE-PME que vous pourrez retrouver sur ce lien.

Le cabinet d’avocats Numetik a créé un pack de documents obligatoires légaux prérédigés pour les métiers du bien-être. Ils possèdent également une chaîne Youtube sur laquelle ils donnent de nombreux conseils.

Quelles sont mes obligations légales si je perds mon ordinateur ou mes fichiers ?

Si vous perdez votre agenda, votre téléphone, ou votre ordinateur, c’est une violation de données. De même, si avez une suspicion de vol ou de piratage de vos données, il faut déclarer l’incident à la CNIL dans les 72h. Selon les mesures de sécurités que vous aviez prévues et l’ampleur de la perte, vous pourrez également avoir à informer les personnes concernées.

Le Médiateur à la consommation

La médiation permet le recours à une tierce personne en cas de litige avec un client

La médiation de la consommation est un processus d’accompagnement des litiges en clientèle qui permet d’éviter le passage au tribunal.

Lorsqu’un conflit apparait entre un client et vous-même, le médiateur intervint en tant que personne neutre. Il temporise le conflit pour tenter de parvenir à un accord à l’amiable.

Dans un premier temps, il vous assiste dans vos négociations. Il vous aide à trouver une proposition qui soit acceptable pour vous et votre client. Si cette première étape échoue, c’est le médiateur lui-même qui propose une solution pour régler le litige. Si malgré tout aucun accord n’est trouvé, le client garde toujours la possibilité de porter plainte et de saisir un juge.

Dans la majorté des cas, la médiation permet de trouver un accord et d’éviter de passer au tribunal. Cela épargne à tous des procédures souvent longues et coûteuses.

Le médiateur de la consommation, une obligation légale depuis 2016

Les services de médiation sont souvent proposés par les syndicats professionnels. Dans la majorité des cas, ils négocient des tarifs préférentiels pour leurs adhérents. En moyenne, les tarifs varient entre 30 et 50€/an. Parfois les syndicats proposent gratuitement ce service à leurs adhérents.

La Chambre Nationale des Praticiens de la Médiation vous permettra de trouver toutes les informations nécessaires à ce sujet : https://www.cnpm-mediation-consommation.eu/demande-adhesion-pro.php

Les coordonnées de votre médiateur doivent apparaitre dans vos mentions légales, sur votre site web et dans vos Conditions Générales de Vente et/ou de Services.

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